Privacyverklaring

Wie je gegevens verwerkt

Nexus Games, Bovenrij 41, 2200 Herentals, ondernemingsnummer BE0766430652. Vragen over je gegevens? Mail naar support@nexusgames.be.

We houden het bewust klein: we vragen enkel wat we nodig hebben, we verkopen niets door en we gebruiken geen volgcookies.

Wat we bewaren, en waarom

• Je account: je naam, je mailadres en, als je dat invult, je telefoonnummer, je spelersnummer en welke spellen je speelt. Dat is nodig om je inschrijvingen te kunnen tonen en je te bereiken als er iets wijzigt.
• Inschrijvingen voor evenementen: wie zich inschreef, voor welk evenement, en of je aanwezig was. Nodig om het evenement te organiseren en de wachtlijst te laten werken.
• Boekingen van de kamer: je naam, je mailadres en telefoonnummer als je dat invult, de dag en de uren, met hoeveel je komt en wat je zelf bij je boeking schreef. Nodig om de kamer voor je vrij te houden en je te kunnen bereiken.
• Nieuwsbrief: alleen als je daar zelf voor gekozen hebt én je die keuze bevestigd hebt via de link in onze mail. We bewaren wanneer en via welk formulier je toestemming gaf, met het IP-adres van dat moment. Dat is niet om je te volgen, maar om te kunnen aantonen dat de toestemming echt van jou kwam. Zo staat het in de wet.
• Berichten via het contactformulier: je naam, mailadres en wat je schreef. We bewaren dat drie maanden om je te kunnen antwoorden, daarna verdwijnt het vanzelf.

• Je puntenkaart: elke aankoop waarvoor je punten kreeg, met het bedrag, en elke keer dat je punten inruilde. Nodig om je saldo te kunnen tonen en te kunnen nakijken als er iets niet klopt.
• Je aanwezigheid op toernooien, wanneer daar punten aan hangen. Dat is dezelfde afvinking als voor het evenement zelf.
• Je niveau wordt berekend uit wat je het afgelopen jaar spaarde. We bewaren daarvoor niets extra: het volgt uit de boekingen die er toch al zijn.
• Je geboortedatum, maar alleen als je die zelf invult. We gebruiken ze voor één ding: je een cadeau geven rond je verjaardag. We houden ook bij wanneer je dat cadeau ophaalde, zodat het bij één keer per jaar blijft. Vul je niets in, dan gebeurt er niets en mis je verder niets.

• Een logboek van wat er in de winkel gebeurt: welke medewerker jou afvinkte, punten toekende of een reservatie goedkeurde, met het tijdstip erbij. Dat gaat over ons eigen werk en niet over jou, maar jouw naam staat er wel in. Het bestaat om achteraf te kunnen nakijken hoe iets gelopen is.

Op welke grond

Voor een inschrijving, een reservatie of een deelname verwerken we je gegevens omdat je ons daarom vraagt: zonder die gegevens kunnen we je plaats niet vasthouden.

Voor de nieuwsbrief verwerken we je mailadres op basis van je toestemming. Die kan je op elk moment intrekken via de link onderaan elke nieuwsbrief of met één schakelaar in je account, zonder opgave van reden.

Hoelang

Inschrijvingen, reservaties en deelnames bewaren we 24 maanden na het evenement of de afhaaldatum. Daarna hebben ze geen doel meer.

Je account blijft bestaan zolang je het gebruikt. Vraag je ons om het te verwijderen, dan doen we dat.

Je gegevens voor de nieuwsbrief bewaren we tot je je uitschrijft. Daarna houden we enkel bij dat je uitgeschreven bent, zodat je niet per ongeluk opnieuw mail krijgt.

Je puntenboek blijft bestaan zolang je account bestaat, want anders kunnen we je saldo niet berekenen. Vraag je ons je account te verwijderen, dan gaat dat mee.

Het logboek van ons eigen werk bewaren we één jaar en wordt daarna automatisch opgeruimd.

Wie het nog te zien krijgt

• Onze hostingpartij, die de website en de database draait.
• De server die onze mail verstuurt, voor bevestigingen en herinneringen.
• OpenStreetMap, voor de kaart met onze ligging. Dat is een vrije kaart van vrijwilligers: er worden geen cookies gezet en je wordt er niet gevolgd. Om de kaart te tonen wordt wel je IP-adres doorgegeven aan hun servers, zoals bij elke afbeelding van elders.

We verkopen je gegevens niet door en we gebruiken ze niet voor advertenties.

Cookies

Deze site gebruikt geen volgcookies en geen advertentiecookies. Er staan alleen cookies die nodig zijn om je aangemeld te houden en om formulieren te beveiligen. Die verdwijnen wanneer je je afmeldt of je browser sluit.

Wat je kan vragen

Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren, of ze laten verwijderen. Je kan ook een kopie krijgen van alles wat we bewaren.

Stuur daarvoor een mail naar support@nexusgames.be. We antwoorden binnen de maand. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in Brussel.

De tekst bij het vinkje

Wanneer je je inschrijft op de nieuwsbrief, staat er dit bij het vinkje: Hou me op de hoogte van nieuwe evenementen en releases. Je kan je met één klik weer uitschrijven.

Laatst bijgewerkt op 18 september 2026.